ČSN 01 6910: Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory a další zásady pro psaní úředních dokumentů

Hlavním cílem vzdělávacího programu je seznámit cílovou skupinu s aktuálními trendy v oblasti úřední a obchodní korespondence a se změnami, které přinesla revidovaná norma ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory v roce 2014. Současná doba klade signifikantní důraz na písemnou podobu předávání informací a s tím spojené přesné, výstižné, srozumitelné, formálně vhodně upravené a kultivované vyjadřování. Vzhledem k tomu, že norma (ČSN 01 6910) představuje doporučení, která by měla být zahrnuta do písemné praxe úředníka, klade si předkládaný vzdělávací program za cíl také to, aby představil možnosti pokynu/směrnice vztahující se k jednotnému vizuální stylu v rámci jedné instituce (tj. prezentace úřadu) – viz dílčí cíle vzdělávacího programu. 

Cíle:

• Analyzovat úřední a obchodní dopis s důrazem na aktuální doporučení české státní normy ČSN 01 6910.
• Předložit jednotlivé varianty úředních a obchodních dopisů.
• Klasifikovat šablony pro dopis vedoucích pracovníků a fyzické osoby.
• Poukázat na rozdíly mezi úřední a obchodní korespondencí.
• Popsat náležitosti týkající se e-mailové korespondence, a to na všech úrovních (tj. pro všechny uvedené cílové skupiny).
• Aplikovat získané poznatky do praxe, analyzovat chyby v úředním dopisu a specifikovat jednotlivé nedostatky.
• Prezentovat formální úpravu tabulek podle doporučení normy ČSN 01 6910.
• Objasnit zásady pro psaní zkratek, značek, číslic a číslovek apod., které vycházejí nejen z uvedené normy ČSN 01 6910, ale také ze závazné normy Pravidla českého pravopisu (1993), tj. převést pravidla typografie do praxe úředních textů.
• Poukázat na rozdíly mezi jednotlivými typy úředních textů s důrazem na správné využití jazykových prostředků.
• Představit vhodné stylistické obraty pro různé typy administrativních textů (dopisy, e-maily, zápisy z porad, poptávky, žádosti, urgence, reklamace a jiné písemnosti), a prezentovat tak přesah do běžného života úředníka.
• Prohloubit znalosti v oblasti českého pravopisu a stylistiky prostřednictvím praktických příkladů.
• Vyvarovat se pokleskům z oblasti české stylistiky a českého pravopisu (aby se nestaly běžným jevem).

Navrhnout tematické okruhy pro směrnici/pokyn jednotného vizuálního stylu v rámci jedné instituce, tj. prezentace úřadu.

Seminář sestává ze dvou hlavních vzdělávacích předmětů.
Součástí jednotlivých vzdělávacích předmětů je diskuse vyplývající z dané problematiky.

1. Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory (ČSN 01 6910)

• Doporučená struktura úředního a obchodního dopisu: zásady, které přispějí ke srozumitelnosti i snazší orientaci v dopisu.
• E-mail a jeho náležitosti v úřední praxi. Důraz na etiketu písemného vyjadřování (např. je v písemné komunikaci vhodné běžné užívání pozdravu ‚Dobrý den’ místo oslovení ‚Vážená paní XY’ nebo má přednost při oslovování pracovní funkce nebo titul?).
• Jednotný vizuální styl a formální úprava dopisů: doporučený obsah dokumentu se zaměřením na jednotný vizuální styl pro danou instituci.
• Obvyklé zápisy v každodenních písemných projevech: od správného zápisu kalendářního data přes časové údaje, finanční částky až ke zkratkám, značkám a složeným přídavným jménům (např. 14ti denní vs. 14denní, 15 % zastoupení vs. 15% zastoupení).
• Správné zpracování tabulek do různých typů dokumentů.

 2. Stylizace úředních textů s důrazem na správný pravopis

• Vizitka úředníka a instituce, již zastupuje: styl administrativních textů a vyvrácení tzv. mýtů o úředních textech, stylistické obraty a stylistické neobratnosti v praxi úředníka.
• Jazyková správnost textu: důraz na interpunkční znaménka na ne/správném místě (s ohledem na autentické ukázky z úřední praxe) a jejich schopnost měnit význam výpovědi, zásady pro psaní výčtu, pravidla pro psaní velkých písmen (např. Statutární vs. statutární město Praha, Sídliště Míru a sídliště Nové Sady vs. sídliště Míru a Sídliště Nové sady apod.), profesionalismy v úředním jazyce a užívání slov cizího původu v oficiálních textech/dopisech úředníka (např. tématický okruh vs. tematický okruh).
• Zdvořilá a korektní stylizace: zásady pro vhodné oslovování adresáta v písemném projevu a správné používání titulů, vojenských hodností a pracovních funkcí, oslovování jednotlivců i kolektivu, nejčastější stylistické obraty a rady, které usnadní psaní úředních dopisů, e-mailů, zápisů z porad a jiných jednání apod.

Účastníci vzdělávacího programu obdrží šablony úředních a obchodních dopisů.